Tên dạng thư chỉ cho bạn điểm bắt đầu. Điểm số đến từ việc trả lời đủ các gạch đầu dòng, chọn đúng giọng điệu và làm rõ người nhận cần biết hoặc cần làm gì.

1. Cảm ơn

Nói rõ bạn cảm ơn vì việc gì, điều đó giúp bạn ra sao và bạn muốn đáp lại thế nào. Tránh chỉ viết Thank you very much rồi chuyển chủ đề.

2. Yêu cầu thông tin hoặc nhờ giúp đỡ

Nêu bối cảnh ngắn, đặt câu hỏi cụ thể và cho biết thời điểm bạn cần phản hồi. Với người lạ hoặc tổ chức, dùng cách hỏi lịch sự như Could you let me know…?

3. Ứng tuyển hoặc đăng ký

Cho biết vị trí/chương trình, kinh nghiệm liên quan và lý do bạn phù hợp. Chỉ chọn hai hoặc ba thông tin mạnh; không kể toàn bộ lý lịch.

4. Phàn nàn

Mô tả sự việc bằng dữ kiện, giải thích ảnh hưởng và đề nghị cách xử lý hợp lý. Giọng văn cần dứt khoát nhưng lịch sự, tránh công kích.

5. Xin lỗi

Nhận trách nhiệm phù hợp, giải thích ngắn gọn và đưa ra cách khắc phục. Một lời xin lỗi tốt phải cho thấy hành động tiếp theo, không chỉ nêu lý do.

6. Mời hoặc sắp xếp kế hoạch

Nêu hoạt động, thời gian, địa điểm, lý do người nhận nên tham gia và cách phản hồi. Nếu đề yêu cầu thay đổi kế hoạch, hãy làm nổi bật thông tin cũ và thông tin mới.

7. Một đề có thể chứa nhiều mục đích

Ví dụ: “xin lỗi vì làm hỏng sách, giải thích sự việc và đề xuất cách bồi thường” gồm ba chức năng. Trước khi viết, đổi từng gạch đầu dòng thành một động từ: apologize – explain – suggest. Sau khi viết, kiểm tra từng động từ đã có câu trả lời rõ chưa.

Tự kiểm tra

Một đề yêu cầu bạn phàn nàn về khóa học, giải thích ảnh hưởng và đề nghị hoàn tiền. Hãy viết ba động từ chức năng tương ứng.

Ghi nhớ trong 30 giây

• Dạng thư không quan trọng bằng các chức năng phải hoàn thành.
• Giọng điệu phụ thuộc quan hệ với người nhận.
• Mỗi gạch đầu dòng phải có câu trả lời cụ thể.